APV (arbejdspladsvurdering) der skal sikre ordentligt arbejdsmiljø, skal gennemføres hvert 3. år og er lovpligtig. HRpeople hjælper med hele forløbet eller dele af det afhængigt af, hvad virksomheden har behov for.

Distanceledelse – det nye Normal

Distanceledelse – de gode råd.

Har du som leder set fordelene ved distanceledelse og tænker du, at det giver god mening at udvikle brugen af hjemmearbejdspladsen i din virksomhed? Så kig med her!

Den seneste tid under coronaen har vist, at vi kan få det til at fungere med at arbejde på distancen – mange melder tilbage, at det er gået over al forventning og at man nu ønsker at udvikle hjemmearbejdspladsen til det nye Normal i virksomheden.

En nylig undersøgelse foretaget af YouGov viser at, 57% af de adspurgte danskere[1] fremover gerne vil arbejde mere hjemmefra, end det var tilfældet før Corona. Dette stiller nye krav til arbejdsgiverne.

Mange virksomheder har haft god succes med distanceledelse, fordi de har været bevidste om deres ”Why” samt de muligheder og begrænsninger, der følger med distanceledelse.

Et ”Why” kan typisk være:

  • Forventning om mere effektivitet og produktivitet i arbejdsstyrken
  • Ønsket om mere work-life balance i virksomheden
  • Fastholdelse og fremstå som attraktiv virksomhed
  • Adgang til bredere og flere rekrutteringsprofiler i forhold til geografien
  • CSR/miljø-relaterede tilgange
  • Ren og skær nødvendighed i forhold til virksomhedens ydelser og forretningskoncept.

Jeres Why som leder/virksomhed påvirker de muligheder og begrænsninger, som distanceledelsen fører med sig og vil være platformen for succes, når rammerne er på plads.

Distanceledelse stiller andre krav (og nye) til samarbejde, kommunikation og koordinering i virksomheden og formen er afhængig af jeres ”Why” og virksomhedskultur.
En god forventningsafstemning på samarbejde, kommunikation og koordinering mellem ledelse og medarbejder(e), vil betyde større tillid og tryghed, når der arbejdes på distancen.

Samarbejde, kommunikation og koordinering  –  de gode råd

At lede på distancen vil udvikle sig i fremtiden, og når det bliver det nye Normal, vil virksomhedens tilgang afspejle signalværdier som worklife balance, medarbejderforhold og synet på effektiv og produktiv opgaveløsning i arbejdsdagen.

Med distanceledelse følger derfor vigtige overvejelser. Nedenfor er der gode råd til at få succes og til at se nogle af de overordnede fokusområder, som skal være på plads.

Jeres Why skal være klart og tydeligt kommunikeret. Hvorfor ønsker I mere distanceledelse og hvad er jeres mål – Hvilke rammer er det hensigtsmæssigt at sætte op og for hvilke medarbejdergrupper?

Er I klar til Selvledelse? Er det alle medarbejdere, der er egnet til hjemmearbejde? Nogen trives og leverer, andre synes det er fantastisk med hjemmearbejde, men får ikke lavet så meget og andre igen, hverken fungerer med eller kan lide hjemmearbejde. Skal alle skæres over én kam, eller er I klar til at differentiere?

I det omfang det er muligt, så inddrag medarbejderne – do it with them and not to them. Det er en svær balance – for når man tager ansvar for nogen – tager man også ansvaret fra dem.

Rekrutteringsprofil/onboarding. Er jeres introforløb stærkt nok til at få nye kollegaer klædt på, når der ikke er nogen at spørge ved kaffemaskinen eller “efterligne” i dagligdagen? Hvis der bliver større medarbejderudskiftning, hvordan vil I så være klar til det?

Hvordan sikres at sammenhængskraften bibeholdes. Arbejde har for mange en mening, der strækker sig ud over penge og produktion. Hvis det er vigtigt for jer at skabe en corporate ånd – hvordan sikrer I den ved distanceledelse?

Kollegaskabet er et væsentlig fastholdelses parameter – hvordan tror I det vil påvirke jeres virksomhed, når der bliver større afstand?

Hvordan skal videndeling ske fremover? Der vil uvægerligt være et viden-tab ved distanceledelse, hvis man går fra kontorfællesskab til distanceledelse. Hvad vil være vigtigt for jer at bibeholde og hvordan gør I det?

Hvordan er du som Leder/ledergruppen klædt på til at lede på distancen? I ledergruppen har I forskellige personprofiler – nogen vil have rigtig svært ved distanceledelse – er det noget I arbejder transparent med? Sæt anerkendelse og feedback kultur på dagsordenen.

Er I enige i ledergruppen omkring formen af distanceledelse – og hvordan påvirker det netop samarbejde, kommunikation og koordinering på tværs i arbejdsdagen?

Er APV´en indarbejdet som en integreret del af distanceledelsen hos Jer? En hjemmearbejdsplads er omfattet af de samme regler om arbejdsmiljø som en almindelig arbejdsplads i virksomheden. Det betyder, at den skal indrettes sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt og på en måde som sikrer, at der kan arbejdes effektivt og uforstyrret.  Som virksomhed låner I nemlig et lokale hos medarbejderen – er I klar til det?

Distanceledelse kan måles og vejes på mange forskellige måder – om det er rentabelt, om det fastholder medarbejder, udvikle virksomheden. Gå grundig til værks med at undersøge for og imod.

Har I brug for en guide til at lede jer igennem en afklaring af ovenstående områder og de nye krav, så kontakt os. Vi gennemfører virksomhedstilpassede workshops, hvor I får konkrete værktøjer og hjælp til struktur på fokusområderne i jeres virksomhed.

Læs mere om vores workshop her

Skrevet af Anette Lund Christensen & Betinna Sidor

[1] Undersøgelse foretaget af YouGov for Atea. 924 danskere er blevet spurgt. Alle over 18 år og været i arbejde i perioden 14 – 23. maj 2020

HR-hjørnet: APV’en er et krav – men hvordan?

Arbejdspladsvurdering

Arbejdspladsvurderingen skal være tilgængelig på alle danske virksomheder. I HR-hjørnet ser Caroline F. Toft nærmere på, hvorfor den faktisk er rigtig god at have – også for bundlinjen.

Arbejdspladsvurderingen, APV’en, har været lovpligtig siden 2010. Men ud over, at der er lovkrav om, at alle virksomheder udformer en APV, er processen også et effektivt værktøj til at måle arbejdsmiljøet i virksomheden og få skabt forbedringer i både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø.

Medarbejderen som den vigtigste ressource

Fordelene i et bedre arbejdsmiljø er mange, og virksomheder med godt arbejdsmiljø melder om mindre sygefravær, større arbejdsglæde, motivation og produktivitet og mindre udskiftning i medarbejdere.

Mange virksomheder anerkender slet ikke den effekt, en APV egentlig har på virksomhedens forretning og medarbejdernes performance.

Rent fysiske forhold som indeklima eller det ergonomiske arbejdsmiljø, støjniveauet i lokalerne eller direkte sollys og træk fra et utæt vindue kan alle sammen påvirke medarbejderens indsats.

Der kan også være tale om psykiske og sociale forhold. Hvordan harmonerer arbejdsmængden og tidspres med medarbejderens ansættelse? Mangler medarbejderne hjælp og støtte fra kolleger? Mangler medarbejderne klare retningslinjer for, hvad der forventes i forhold til målsætning, funktionsbeskrivelse og serviceniveau? Er medarbejderne udsatte for risiko for vold, trusler eller krænkelser fra kunderne? Alt dette påvirker indsatsen og i sidste ende bundlinjen.

APV’en er forskellig fra trivselsmålingen

En APV adskiller sig fra den generelle og strategiske trivselsundersøgelse og tilfredshedsmåling ved at være mere operationelt orienteret med fokus på de individuelle problemer hos medarbejderne. Det bevirker, at APV’en som værktøj stiller skarpt på hvorvidt medarbejderne er tynget i deres arbejdsliv. Dette fokus gør det muligt at konstruere målrettede indsatser i organisationens arbejde omkring sygefravær.

Sådan skal den udarbejdes

Som arbejdsgiver har man ansvar for at APV’en revideres minimum hvert tredje år eller i forbindelse med store ændringer i organisationen. Der er ingen deciderede krav til udformningen af APV’en.

Dog skal vurderingen være skriftlig og et eksemplar skal være tilgængeligt i virksomheden for både den enkelte medarbejder, og hvis Arbejdstilsynet skulle komme på besøg. Eksempelvis kan APV’en med fordel hænges op i kantinen eller virtuelt på virksomhedens intranet.

For at få det fulde udbytte af den er det vigtigt, at den detaljeret gennemgår medarbejdernes arbejdsliv punkt for punkt.

Af erfaring ved vi, at virksomheder finder det svært at finde den rette tid til at gennemføre en APV, dog viser det sig typisk bagefter, at processen er nem og ligetil, og at det betyder meget for både ledelse og medarbejdere, at de får løst op for uopklarede tanker, ønsker og forhold.

Det kan være dyrt at glemme APV’en

Så snart du har mere end én medarbejder, er en arbejdspladsvurdering lovpligtig, og der vanker bøder, hvis ikke din virksomhed lever op til kravet.

En APV er et vigtigt værktøj i kortlægningen af arbejdsmiljøet på din arbejdsplads. Ifølge loven om arbejdsmiljø, er det lovpligtigt for alle organisationer med mere end én ansat at gennemføre en APV minimum hvert tredje år. Den skal være skriftlig og omhandle alle væsentlige arbejdsmiljøforhold. Gør man det ikke, kan det få økonomiske konsekvenser i form af bøder, som varierer og afhænger af virksomhedens størrelse.

Her fortæller direktør i HRpeople Caroline Fiori Toft, hvordan en arbejdspladsvurdering også kan være et udviklingsværktøj for din virksomhed.

”Kort fortalt består en APV af fem dele: Identifikation og kortlægning af arbejdsmiljøet, beskrivelse og vurdering af problemerne, inddragelse af sygefravær, prioritering og handlingsplan og sidst men ikke mindst, plan for opfølgning på problemerne,” fortæller Caroline Fiori Toft og fortsætter med at forklare:

”Jeg har lavet APV´er de sidste 15 år, og foreslår altid, at de er elektroniske og anonyme, men det er ikke et krav. Der kan være fra 30 til 80 spørgsmål afhængig af virksomhed og størrelse. Når vi udarbejder dem, er spørgsmålene fordelt med ca. 75% på den fysiske del og 25% på den psykiske. Vores erfaring er, at når vi anvender APV’en som et udviklingsværktøj med inddragelse af både ledere og medarbejdere, så får vi et meget konstruktivt resultat.”

Hvorfor APV?

Formålet med en APV er at sikre, at arbejdspladsen løbende og systematisk arbejder med at løse og forebygge arbejdsmiljømæssige udfordringer. APV’en skal være tilgængelig for samtlige medarbejdere, ledere og Arbejdstilsynet. Resultatet er et overblik, som gør det nemmere for virksomheden at målrette, planlægge og prioritere arbejdsmiljøinitiativer – helt konkret kan det være:

  • Et redskab til at sikre et godt, udfordrende og meningsfuldt arbejdsliv.
  • Mindre sygefravær.
  • Lavere personaleudskiftning og større motivation blandt medarbejderne, som selv har arbejdet med at styrke arbejdsmiljøet.

Krav til APV

Hos Arbejdstilsynet kan du læse mere specifikt om, hvordan din virksomhed skal forholde sig, men her giver Caroline Fiori Toft et overblik over kravene, inden du går i gang med selve udarbejdelsen:

  • Arbejdsgiveren har ansvaret for, at APV’en bliver foretaget.
  • En APV skal være skriftlig og omhandle alle væsentlige arbejdsmiljøforhold.
  • Arbejdsgiveren skal sørge for, at arbejdsmiljøorganisationen (i virksomheder med over 10 ansatte) inddrages i både planlægning, tilrettelæggelse, gennemførelse og opfølgning af APV.
  • I virksomheder uden en arbejdsmiljøorganisation skal ledelse og medarbejdere i fællesskab udarbejde de forskellige dele af APV’en.
  • Inddragelsen dokumenteres ved en påtegning på APV’en af en leder og en medarbejderrepræsentant.
  • APV’en skal være tilgængelig for samtlige medarbejdere, ledere og Arbejdstilsynet. Der skal kunne redegøres for, at virksomheden har været igennem alle elementerne i APV’en.

Caroline Fiori Toft er direktør i HRpeople, som er et selvstændigt HR-bureau, der varetager opgaver som rekruttering, personalejura og HR-opgaver som eksempelvis udarbejdelse af APV’er.

Podcast om HR

42 pct. af selvstændige angiver i en undersøgelse, at de har svært ved at efterleve de offentlige regler og arbejdet omkring administration er så stor, at drivkraften som iværksætter kvæles. Det er for bøvlet at have medarbejdere ansat for reglerne er indviklede, og hvorfor skal Arbejdstilsynet blande sig i, om vi har en rygepolitik hængende på væggen.

Når en iværksætter ansætter sin første medarbejder følger der meget mere end endnu et sæt hænder med. Papirer skal udfyldes og regler skal følges hvis du skal overholde lovgivningen som arbejdsgiver.

Rådgivning er alfa og omega – lyt med her og få gode tips!

Startupsnakken

Lyt med her på linket:

Vil du vide mere?

 

Rygepolitik – www.sundhedsstyrelsen.dk

Sygepengeforsikring for selvstændige www.statens-administration.dk

Arbejdspladsvurdering/ APV www.at.dk

Ansættelseskontrakter og øvrige administrative medarbejderforhold www.loenguiden.dk

DISC profiler (personlighedstests) www.hrpeople.dk

APV sidegevinster

Er du en af de virksomheder, som har modtaget et brev fra Arbejdstilsynet, men ikke kan fremvise en APV plan? Se at komme i gang for erfaringerne viser nemlig, at der er en hel del positive sidegevinster ved APV processen.

Nr. 1. APV er også en temperaturmåling af arbejdsmiljøet

Udover spørgsmålene ift. de fysiske forhold kan vi se på spørgsmålene ift. de psykiske forhold og få skabt mindre sygefravær, større arbejdsglæde, stolthed, motivation og produktivitet og mindre udskiftning blandt medarbejdere. Alt sammen til gavn for bundlinjen i din virksomhed.

Nr. 2. APV er også et leder-udviklingsværktøj

Resultatet af en APV fortæller også noget om hvad der kan udvikles eller optimeres- et udviklingsværktøj både i forhold til organisationen og ledelsen generelt. Til forskel fra en almindelig tilfredshedsundersøgelse, giver den grobund for en operationelt orienteret undersøgelse, som med fokus på de individuelle problemer i organisationen også stiller skarpt på medarbejdernes arbejdsdag. Det fokus gør det muligt at konstruere målrettede ledelsesmæssige indsatser for større vækst.

Nr. 3. APV med væksten på dagsordenen

Der er ingen tvivl om, at en APV proces sætter gang i flere udviklingstiltag og skaber kulturen for dialog om at løse alle eventuelle barrierer, så vi sikrer en succes på arbejdspladsen.

Processen

Hvert 3. år skal alle danske registrede virksomheder gennemføre en APV ift. Arbejdsmiljølovgivningen og Arbejdstilsynet.

Udformningen af en APV skal være skriftlig. Handlingsplan og løsninger skal være tilgængelig i virksomheden til alle medarbejdere og Arbejdstilsynet, ved uanmeldt besøg.

Erfaringen viser, at virksomheders opfattelse er, at APV processen er tidskrævende og egentlig uden betydning for organisation og medarbejdere. Ovenstående positive sidegevinster kan efterfølgende bekræftes af flere iværksættere.